Facility Management (FM) คืออะไร? สำคัญต่อองค์กรอย่างไร

Facility Management (FM) คืออะไร? สำคัญต่อองค์กรอย่างไร

เบื้องหลังอาคารที่ใช้งานได้อย่างราบรื่น มีทั้งระบบไฟฟ้า ระบบปรับอากาศ ความปลอดภัย ความสะอาด การจัดสรรพื้นที่ การบำรุงรักษา และบริการสนับสนุนอีกหลายด้านที่ต้องทำงานร่วมกัน หากองค์ประกอบเหล่านี้ขาดการบริหารอย่างเป็นระบบ ย่อมส่งผลต่อผู้ใช้อาคาร ต้นทุน ความเสี่ยง และความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ

นี่คือเหตุผลที่ Facility Management (FM) หรือ การบริหารทรัพยากรอาคาร มีบทบาทสำคัญต่อองค์กร ไม่ว่าจะเป็นสำนักงาน โรงงาน โรงพยาบาล ศูนย์การค้า สถานศึกษา สนามบิน หรืออาคารประเภทอื่น

Facility Management (FM) คืออะไร?

มาตรฐาน ISO 41011:2024 กำหนดคำศัพท์ที่ใช้ในงาน Facility Management โดยนิยาม FM ว่าเป็นหน้าที่ขององค์กรที่บูรณาการ คน สถานที่ และกระบวนการ ภายในสภาพแวดล้อมที่มนุษย์สร้างขึ้น เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตของผู้คนและผลิตภาพของธุรกิจหลัก แนวคิดเดียวกันนี้ได้รับการนำมาใช้โดย International Facility Management Association (IFMA)

กล่าวอย่างเข้าใจง่าย FM คือการทำให้อาคาร สถานที่ ระบบ และบริการสนับสนุนตอบโจทย์กิจกรรมหลักขององค์กร พร้อมสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย สะดวก มีประสิทธิภาพ และเหมาะสมต่อผู้ใช้งาน

ส่วน เทคโนโลยี เช่น ระบบบริหารจัดการอาคาร ซอฟต์แวร์งานซ่อมบำรุง เซนเซอร์ และแดชบอร์ด ไม่ใช่องค์ประกอบที่ระบุอยู่ในถ้อยคำนิยามหลักของ ISO แต่เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ทีม FM ติดตามสถานะ วิเคราะห์ข้อมูล และบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

FM ไม่ได้มีเพียงงานซ่อมบำรุง

IFMA อธิบายว่างานของ Facility Manager ครอบคลุมหลายด้าน ตั้งแต่งานปฏิบัติการอาคาร เช่น การทำความสะอาด การรักษาความปลอดภัย การบำรุงรักษา และงานภูมิทัศน์ ไปจนถึงการวางแผนพื้นที่ การจัดการอสังหาริมทรัพย์ งบประมาณ โครงการ ความยั่งยืน การรับมือเหตุฉุกเฉิน และความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ดังนั้น FM จึงไม่ใช่เพียงการรอแก้ปัญหาเมื่ออุปกรณ์ชำรุด แต่เป็นการเชื่อมโยงงานด้านอาคารและบริการสนับสนุนให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร ตั้งแต่ระดับกลยุทธ์ การวางแผน ไปจนถึงการปฏิบัติงานประจำวัน

งาน Facility Management ครอบคลุมอะไรบ้าง?

ขอบเขตของ FM แตกต่างกันตามประเภทอาคาร ขนาดองค์กร ความเสี่ยง และความต้องการของผู้ใช้งาน โดยทั่วไปอาจครอบคลุมงานสำคัญดังต่อไปนี้

1. การปฏิบัติการและดูแลระบบอาคาร

ดูแลความพร้อมใช้งานของระบบไฟฟ้า ระบบปรับอากาศ ระบบประปา ระบบลิฟต์ ระบบป้องกันอัคคีภัย ระบบควบคุมอาคาร และโครงสร้างพื้นฐานอื่นที่จำเป็นต่อการใช้อาคาร

2. การบำรุงรักษาทรัพย์สินและอุปกรณ์

จัดทำทะเบียนทรัพย์สิน วางแผนตรวจสอบและบำรุงรักษาตามรอบ ติดตามประวัติการซ่อม และวางแผนเปลี่ยนทดแทน เพื่อสนับสนุนความพร้อมใช้งานและการบริหารทรัพย์สินตลอดอายุการใช้งาน

แนวทางของ Whole Building Design Guide (WBDG) ระบุว่าการปฏิบัติการและบำรุงรักษาที่ออกแบบและดำเนินการอย่างเหมาะสมมีส่วนช่วยให้อาคารบรรลุเป้าหมายด้านเศรษฐกิจ ประสิทธิภาพพลังงาน การอนุรักษ์ทรัพยากร รวมถึงความสบาย สุขภาพ และความปลอดภัยของผู้ใช้อาคาร

3. การบริหารพื้นที่และสถานที่ทำงาน

วางแผนและจัดสรรพื้นที่ให้เหมาะกับจำนวนผู้ใช้งาน รูปแบบการทำงาน กิจกรรม และการเปลี่ยนแปลงขององค์กร รวมถึงดูแลสภาพแวดล้อมให้สนับสนุนการทำงานของบุคลากร

4. ความปลอดภัย การเตรียมพร้อม และการบริหารความเสี่ยง

ดูแลการรักษาความปลอดภัย ระบบควบคุมการเข้า–ออก แผนฉุกเฉิน การตอบสนองต่อเหตุการณ์ และมาตรการที่เกี่ยวข้องกับชีวิต ทรัพย์สิน ผู้ให้บริการ และความต่อเนื่องขององค์กร

5. การบริหารพลังงาน สิ่งแวดล้อม และความยั่งยืน

ติดตามการใช้ไฟฟ้า น้ำ และทรัพยากร วิเคราะห์ประสิทธิภาพของระบบอาคาร วางแนวทางลดการใช้ทรัพยากรและของเสีย ตลอดจนสนับสนุนเป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อมขององค์กร

6. การบริหารบริการสนับสนุนและผู้รับจ้าง

กำหนดขอบเขตงาน มาตรฐานบริการ ตัวชี้วัด และวิธีติดตามผลสำหรับงานต่าง ๆ เช่น การทำความสะอาด การรักษาความปลอดภัย งานภูมิทัศน์ งานกำจัดของเสีย และงานบริการอาคาร

7. การบริหารข้อมูลและเทคโนโลยี

ใช้ข้อมูลและระบบดิจิทัลเพื่อบันทึกงาน ติดตามสถานะ วิเคราะห์แนวโน้ม และรายงานผล ตัวอย่างเครื่องมือ ได้แก่ Building Management System (BMS), Computerized Maintenance Management System (CMMS), เซนเซอร์ และแดชบอร์ดสำหรับผู้บริหาร

Facility Management สำคัญต่อองค์กรอย่างไร?

1. เชื่อมงานอาคารเข้ากับเป้าหมายของธุรกิจ

ISO 41001:2018 ระบุข้อกำหนดของระบบบริหาร FM เพื่อสนับสนุนให้องค์กรส่งมอบบริการ FM ได้อย่างมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร ตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสนับสนุนความยั่งยืน

ขณะที่ ISO 41014:2020 เน้นการพัฒนากลยุทธ์ FM ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ความต้องการ และข้อจำกัดของธุรกิจหลัก นั่นหมายความว่า FM ไม่ควรถูกมองเป็นเพียงค่าใช้จ่ายของอาคาร แต่ควรเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนองค์กร

2. สนับสนุนประสิทธิภาพการดำเนินงาน

เมื่อระบบอาคาร พื้นที่ และบริการสนับสนุนพร้อมใช้งาน บุคลากรสามารถมุ่งเน้นงานหลักได้มากขึ้น ทีม FM ยังช่วยวางแผนโครงสร้างพื้นฐานที่จำเป็นต่อการทำงาน และประสานกิจกรรมต่าง ๆ ให้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง IFMA จึงจัดให้การเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและการสนับสนุนผลิตภาพเป็นคุณค่าที่สำคัญของ FM

3. ช่วยบริหารต้นทุนอย่างเป็นระบบ

ข้อมูลด้านพลังงาน การซ่อมบำรุง การใช้พื้นที่ อายุทรัพย์สิน และผลการปฏิบัติงานของผู้ให้บริการ ช่วยให้องค์กรมองเห็นต้นทุน วางแผนงบประมาณ และจัดลำดับความสำคัญของการลงทุนได้ดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม การทำ FM ไม่ได้หมายความว่าต้นทุนจะลดลงโดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับคุณภาพข้อมูล สภาพอาคาร แผนงาน มาตรฐานบริการ และการบริหารที่เหมาะสมกับบริบทของแต่ละองค์กร

4. ลดความเสี่ยงและสนับสนุนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

งาน FM เกี่ยวข้องโดยตรงกับความพร้อมของระบบอาคาร ความปลอดภัย เหตุฉุกเฉิน ผู้ให้บริการ และโครงสร้างพื้นฐานที่ธุรกิจต้องพึ่งพา IFMA ระบุว่าการบริหารความเสี่ยงและการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นส่วนหนึ่งของบทบาท FM

5. ยกระดับประสบการณ์ของผู้ใช้อาคาร

อาคารที่ปลอดภัย สะดวก สะอาด และเหมาะกับกิจกรรมของผู้ใช้งานมีส่วนสนับสนุนคุณภาพชีวิตและประสบการณ์ในสถานที่ทำงาน ISO 41015:2023 ให้แนวทางเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมและพฤติกรรมของผู้ใช้งาน ผู้ให้บริการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เพื่อให้เกิดผลลัพธ์ของอาคารและประสบการณ์ผู้ใช้ที่ดีขึ้น

6. สนับสนุนเป้าหมายด้านความยั่งยืน

FM มีบทบาทในการดำเนินงานจริงของอาคาร ตั้งแต่พลังงาน น้ำ ของเสีย การบำรุงรักษา ไปจนถึงการจัดซื้อและการบริหารผู้ให้บริการ IFMA ระบุว่า FM สามารถช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมและสนับสนุนแนวทางที่ยั่งยืนเพื่อการบริหารต้นทุนระยะยาว

FM แบบตั้งรับกับ FM เชิงระบบแตกต่างกันอย่างไร?

ตารางต่อไปนี้เป็นการสรุปเชิงปฏิบัติจากแนวทางของ ISO, IFMA และ WBDG เพื่อช่วยให้เห็นพัฒนาการจากการจัดการปัญหาเฉพาะหน้าไปสู่การบริหารอย่างเป็นระบบ

องค์กรควรเริ่มพัฒนางาน Facility Management จากจุดใด?

องค์กรสามารถเริ่มต้นจากแนวทางพื้นฐาน 5 ขั้นตอน

·      ทำความเข้าใจบริบทและความต้องการ สำรวจประเภทอาคาร ผู้ใช้งาน ระบบสำคัญ ความเสี่ยง ปัญหาที่เกิดซ้ำ และเป้าหมายของธุรกิจ

·      กำหนดนโยบาย เป้าหมาย และมาตรฐานบริการ ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น ความพร้อมใช้งาน ความปลอดภัย ระยะเวลาตอบสนอง ประสิทธิภาพพลังงาน หรือความพึงพอใจของผู้ใช้งาน

·      กำหนดบทบาท กระบวนการ และผู้รับผิดชอบ ทำให้ทีมภายในและผู้ให้บริการเข้าใจขอบเขตงาน ช่องทางประสานงาน และเกณฑ์การส่งมอบที่ตรงกัน

·      จัดเก็บข้อมูลและวัดผล เลือกตัวชี้วัดที่เชื่อมโยงกับเป้าหมาย พร้อมจัดทำข้อมูลทรัพย์สิน งานซ่อม ค่าใช้จ่าย พลังงาน และผลการให้บริการอย่างเป็นระบบ

·      ทบทวนและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง วิเคราะห์ผลเทียบกับเป้าหมาย ประเมินความเสี่ยง และปรับแผนให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรที่เปลี่ยนแปลง

แนวทางดังกล่าวสอดคล้องกับหลักการบริหารเชิงระบบของ ISO 41001 และการพัฒนากลยุทธ์ FM ตาม ISO 41014

สรุปบทความ

Facility Management คือหน้าที่ขององค์กรที่บูรณาการ คน สถานที่ และกระบวนการ ภายในสภาพแวดล้อมที่มนุษย์สร้างขึ้น เพื่อสนับสนุนคุณภาพชีวิตของผู้คนและผลิตภาพของธุรกิจหลัก

FM ที่มีประสิทธิภาพจึงไม่ได้หยุดอยู่ที่การดูแลอาคารให้ใช้งานได้ แต่ต้องเชื่อมโยงงานอาคาร บริการสนับสนุน ข้อมูล ความเสี่ยง และเป้าหมายขององค์กรเข้าด้วยกัน เมื่อดำเนินการอย่างเหมาะสม FM สามารถสนับสนุนประสิทธิภาพการดำเนินงาน ประสบการณ์ของผู้ใช้อาคาร การบริหารต้นทุน ความต่อเนื่องทางธุรกิจ และความยั่งยืนได้

ยกระดับการบริหารจัดการอาคารขององค์กรไปอีกขั้น

แต่ละอาคารมีลักษณะการใช้งาน ระบบ ความเสี่ยง และเป้าหมายแตกต่างกัน การพัฒนางาน Facility Management จึงควรเริ่มจากข้อมูลและปัญหาจริงขององค์กร ก่อนออกแบบกระบวนการ ตัวชี้วัด และเทคโนโลยีที่เหมาะสม

NEXZa พร้อมร่วมวิเคราะห์ความต้องการ และนำเสนอโซลูชันด้าน Facility Management เพื่อช่วยให้องค์กรบริหารอาคารได้อย่างเป็นระบบ มองเห็นข้อมูล และพร้อมรองรับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ

** ติดต่อทีมงาน NEXZa เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับแนวทางการบริหารจัดการอาคารที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ**

แหล่งอ้างอิง

1.         International Organization for Standardization (ISO). ISO 41011:2024 — Facility management — Vocabulary มาตรฐานคำศัพท์ด้าน Facility Management ฉบับที่ 2 เผยแพร่เดือนกุมภาพันธ์ 2024

2.         International Facility Management Association (IFMA). What Is Facility Management? Definition and Skills นิยาม ขอบเขตงาน และความสำคัญของวิชาชีพ FM

3.         International Organization for Standardization (ISO). ISO 41001:2018 — Facility management — Management systems — Requirements with guidance for use ข้อกำหนดระบบการบริหาร FM; ณ วันที่ตรวจสอบ มาตรฐานฉบับนี้ยังเผยแพร่อยู่ มี Amendment 1:2024 และอยู่ระหว่างการจัดทำฉบับปรับปรุง

4.         ISO Technical Committee 267. ISO 41014:2020 — Development of a facility management strategy แนวทางพัฒนากลยุทธ์ FM ให้สอดคล้องกับธุรกิจหลัก

5.         ISO Technical Committee 267. ISO 41015:2023 — Influencing organizational behaviours for improved facility outcomes แนวทางด้านพฤติกรรม การมีส่วนร่วม และประสบการณ์ของผู้ใช้อาคาร

6.         Whole Building Design Guide (WBDG). Sustainable Operations and Maintenance Practices แนวทางการปฏิบัติการและบำรุงรักษาอาคารเพื่อสนับสนุนเศรษฐกิจ พลังงาน ทรัพยากร สุขภาพ และความปลอดภัย

หมายเหตุ: บทความนี้เรียบเรียงและสรุปจากแหล่งข้อมูลข้างต้นเพื่อให้บุคคลทั่วไปเข้าใจง่าย ไม่ใช่คำแปลอย่างเป็นทางการของมาตรฐาน ISO และไม่ใช้แทนข้อกำหนดทางกฎหมายหรือคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน